KSeF dla biur rachunkowych
Faktury klientów z KSeF, pobrane i gotowe do księgowania.
Buduję automatyzacje, które pobierają faktury z KSeF dla wszystkich Twoich klientów, sprawdzają je i przygotowują do importu w programie księgowym. Decyzje zostają po stronie księgowej, a niepewne przypadki czekają na akceptację.
Brzmi znajomo?
Gdzie dziś uciekają godziny
- Faktury kosztowe klientów trzeba co chwilę pobierać z KSeF, klient po kliencie, i przenosić do programu księgowego.
- Dokumenty spoza KSeF (paragony, faktury zagraniczne, rachunki) wciąż przychodzą mailem, w PDF albo jako zdjęcia.
- Księgowe ręcznie przypisują kategorie, MPK i opisy, choć u danego klienta powtarzają się co miesiąc.
- Przed zamknięciem miesiąca trzeba gonić klientów o brakujące dokumenty i wyjaśnienia.
Jak to działa
Od KSeF do programu księgowego, z kontrolą po drodze.
Pobieranie z KSeF
Automatyzacja regularnie pobiera nowe faktury dla każdego klienta, na podstawie uprawnień nadanych biuru w KSeF, i pilnuje, żeby żadna nie została pominięta ani zdublowana.
Odczyt i kontrola
Dane z faktur ustrukturyzowanych są odczytywane wprost, a dokumenty spoza KSeF przez AI. Sumy, NIP, daty i powtarzające się faktury są sprawdzane automatycznie.
Propozycja dekretu
Na podstawie historii danego klienta automatyzacja proponuje kategorię, konto lub opis. Pewne przypadki są gotowe do importu, niepewne trafiają do krótkiej kolejki.
Import i przypomnienia
Zaakceptowane dokumenty trafiają do programu księgowego przez import lub API. Klienci z brakującymi dokumentami dostają uprzejme przypomnienie.
To przykładowy przebieg; dokładny zakres ustalamy pod Twój program i Twoich klientów.
Bezpieczna architektura
AI, które wie, kiedy się zatrzymać i zapytać.
Każda automatyzacja, którą buduję, trzyma się jednej zasady: gdy stawka jest wysoka albo dane są niejasne, decyduje człowiek, a nie zgadująca automatyzacja.
Akceptacja człowieka przy krytycznych krokach
Płatności, zwroty, korekty, duże kwoty i wszystko nietypowe czeka na człowieka. Akceptacja to jedno kliknięcie; nic nieodwracalnego nie dzieje się samo.
Odpowiedzi tylko na podstawie Twoich danych
Agent odpowiada wyłącznie na podstawie Twoich dokumentów, zasad i danych z systemów. Jeśli odpowiedzi tam nie ma, mówi to i przekazuje sprawę zespołowi, zamiast zgadywać.
Progi pewności
Każda odczytana wartość i każda przygotowana odpowiedź dostaje ocenę. Wszystko poniżej ustalonego progu trafia do krótkiej kolejki do sprawdzenia, nigdy prosto do ksiąg ani do klienta.
Pełna historia działań i wyłącznik
Każdy krok jest zapisany i można go odtworzyć, więc zawsze wiesz, co się stało i dlaczego. Jeden przełącznik w każdej chwili wstrzymuje automatyzację.
Pytania
KSeF i automatyzacja w biurze
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury przez KSeF, a najwięksi także je wystawiać. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania objął pozostałych podatników VAT, a najmniejsze firmy mają czas do 1 stycznia 2027 r. Szczegóły warto sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów.
Z jakimi programami księgowymi to działa?
Z tymi, które pozwalają na import plików lub mają API, np. Comarch Optima, Symfonia, enova365, wFirma, Fakturownia czy Subiekt. Na początku sprawdzam, jaki sposób importu jest dostępny w Twoim programie.
Kto decyduje o księgowaniu?
Zawsze księgowa lub księgowy. Automatyzacja tylko przygotowuje dane i propozycje; wszystko niepewne albo nietypowe czeka na akceptację człowieka.
Co z bezpieczeństwem danych klientów?
Dostęp do KSeF opiera się na uprawnieniach, które biuro i klienci mogą w każdej chwili odebrać. Dane są przetwarzane w UE tam, gdzie to możliwe, na podstawie umowy powierzenia, a usługi AI nie trenują na Twoich danych.
Od czego zacząć?
Od jednego procesu, np. pobierania faktur kosztowych dla kilku klientów do Twojego programu. Opisz, jak to wygląda dziś, a odpiszę, co da się zrobić i ile by to kosztowało.
Szybka wiadomość
Wolisz po prostu napisać kilka zdań?
Napisz, co zajmuje za dużo czasu. Odpowiem osobiście i uczciwie powiem, czy da się to zautomatyzować.
Formularz jest otwarty w okienku powyżej.